Quy Trình Mua Hàng Của Một Công Ty

     

Mua sản phẩm là nhiệm vụ tiềm ẩn nhiều nguy cơ tiềm ẩn rủi ro tài chính và thất thoát đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, vì chưng đặc thù các bước ngành này đề nghị nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn thường xuyên xuyên. Bởi đó, việc làm chủ các quy trình của nhà mua hàng hết sức quan trọng. Trong bài viết này, dongan-group.com.vn sẽ giúp đỡ bạn chuẩn hóa quy trình trong phòng mua hàng, bao gồm: quá trình chọn nhà cung ứng và tiến trình mua đồ vật tư.

Các bộ phận tham gia trong quy trình này:

Phòng chiến lược vật tư: triển khai việc tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm đơn vị cung cấp, lên kế hoạch tải hàng, nhận hàng, kiểm hàng cùng nhập kho. Phòng Tài chủ yếu kế toán: thực hiện việc thẩm tra soát điều khoản thanh toán trong hòa hợp đồng và giao dịch công nợ hàng hoá. Ban giám đốc: triển khai việc cam kết duyệt các kế hoạch, thích hợp đồng download hàng.

1. Tiến trình mua đồ dùng tư

Quy trình thiết lập vật bốn sẽ đi qua quá trình như sau:



Bước 1: Tổng hợp yêu cầu vật tư – Quy trình bước đầu khi phòng kế hoạch vật tư tổng hợp yêu cầu vật tư từ các thành phần trong công ty, tiến hành phân một số loại vật tư và nhà hỗ trợ để đồ mưu hoạch cài hàng.

Bạn đang xem: Quy trình mua hàng của một công ty

Trong quá trình phân các loại nhà cung cấp, nếu mặt hàng nào chưa xuất hiện nhà cung cấp hoặc cần sửa chữa nhà cung ứng cũ, phòng kế hoạch vật tư triển khai tìm tìm nhà hỗ trợ mới (theo các bước tìm tìm nhà cung ứng được biểu hiện trong mục 2). Nếu sản phẩm cần cài đặt đã gồm sẵn công ty cung cấp, phòng chiến lược vật tư thường xuyên lập kế hoạch cài đặt hàng.

Bước 2: phê duyệt kế hoạch cài hàng – sau khi có kế hoạch tải hàng, chống vật tứ gửi kế hoạch mua sắm chọn lựa để giám đốc/Người được ủy quyền duyệt, đôi khi gửi thông tin cho phần tử kế toán để lên trên kế hoạch thanh toán.

Bước 3: Lập đơn hàng – sau khoản thời gian kế hoạch được duyệt, phòng chiến lược vật tứ lập solo hàng, lấy thông tin phê duyệt các cấp với gửi deals cho đơn vị cung cấp. Phòng kế hoạch theo dõi và update thông tin giao hàng ở trong phòng cung cấp.

Bước 4: Nhập hàng, kiểm đếm – Khi nhận thấy thông tin ship hàng từ nhà cung cấp, phòng planer vật tư triển khai kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… với làm giấy tờ thủ tục bàn giao với bên cung cấp. Giả dụ kiểm tra chất lượng đầu vào cùng chủng nhiều loại không đạt, phòng kế hoạch vật tư gửi thông tin tới nhà cung cấp để làm thủ tục trả hàng.

Nếu số lượng sản phẩm không khớp, phụ thuộc vào từng ngôi trường hợp, phòng planer vật tứ xử lý như sau:

Nếu số số lượng hàng hóa thực tế ít hơn số số lượng sản phẩm đã bao gồm trong 1-1 hàng: thông tin đến NCC bằng văn bản có xác thực của các bên tham bắt đầu làm hàng. Đồng thời, kế toán xác thực lại công nợ.Nếu số lượng sản phẩm thực tế nhiều hơn thế nữa số số lượng hàng hóa đã có trong đối kháng hàng: Xin ý kiến lãnh đạo, xác nhận lại công nợ trong trường hợp lãnh đạo gật đầu đồng ý nhập phần dư.

Bước 5: Làm thủ tục bàn giao mang đến kho – Phòng kế hoạch vật tư thực hiện làm những thủ tục bàn giao hàng hóa, chứng từ tương quan cho bộ phận kho.

Bước 6: tích lũy chứng tự và giao dịch công nợ – Phòng kế toán tài chính tập hòa hợp bộ hội chứng từ nhập hàng, in phiếu nhập, nhờ cất hộ các thành phần ký hoàn thiện. Đồng thời, kế toán triển khai theo dõi, thanh toán công nợ theo planer đã lên.

2. Tiến trình tìm nhà cung cấp mới

Trong trường đúng theo hàng hoá buộc phải mua chưa có nhà cung cấp, hoặc doanh nghiệp cần nỗ lực nhà cung cấp mới, phòng chiến lược vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung ứng theo các bước sau:



Bước 1: Tìm công ty cung cấp – Phòng kế hoạch vật tư triển khai tìm tìm nhà cung cấp mới theo nhu yếu vật bốn đã có. Trong quy trình tìm tìm cần điều tra khảo sát nguyên đồ gia dụng liệu, lấy làm giá để reviews nguồn cung và gạn lọc nhà cung cấp phù hợp.

Xem thêm: Giải Bài Tập Địa Lý 7 Trong Vở Bài Tập Địa Lý 7 Bài 19, Vbt Địa Lý 7

Bước 2: Lập phù hợp đồng nguyên tắc – sau khi có thông tin về nhà hỗ trợ được chọn, phòng chiến lược vật tư thực hiện lập đúng theo đồng phương pháp với nhà cung cấp.

Bước 3: rà soát hợp đồng – sau khoản thời gian lập đúng theo đồng, phòng chiến lược vật tứ chuyển lại phù hợp đồng để phòng tài bao gồm kế toán thẩm tra soát các thông tin, điều khoản,… chuẩn bị ký thích hợp đồng. Vào trường hợp gồm thông tin, điều khoản,… bắt buộc điều chỉnh, phòng kế toán tài chính ghi chú lại cùng chuyển đến phòng planer vật bốn điều chỉnh.

Bước 4: cam kết hợp đồng – Phòng planer vật tư gửi phù hợp đồng đã thanh tra rà soát trình ban giám đốc/người được ủy quyền phê duyệt.

Nếu đúng theo đồng được duyệt, phòng planer vật tư báo lại mang lại NCC và cập nhật thông tin NCC vào kế hoạch mua hàng.Nếu đúng theo đồng ko được duyệt, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp khác.

3. Cách thiết lậpquy trình trên dongan-group.com.vn Request với dongan-group.com.vn Workflow

Với quy trình như trên, dongan-group.com.vn lưu ý cách số hoá quá trình như sau: cách tổng vừa lòng yêu cầu mua sắm sẽ được xử lý trải qua excel. Lúc nhận những yêu cầu mua sắm chọn lựa từ các thành viên, bộ phận trong công ty, phòng kế hoạch vật tư tổng hòa hợp lại trong tệp tin excel và thực hiện phân các loại chủng nhiều loại vật tư, công ty cung cấp, bổ sung cập nhật số lượng, solo giá,… để tạo nên thành kế hoạch sở hữu hàng. Sau thời điểm có kế hoạch download hàng, phòng planer vật tứ tạo khuyến cáo trên ứng dụng dongan-group.com.vn Request với đính kèm phiên bản kế hoạch mua sắm để được duyệt sở hữu hàng. Sau khi lời khuyên được duyệt, giao dịch sẽ được thường xuyên xử lý theo quy trình mua hàng tại dongan-group.com.vn Workflow.

Như vậy, cách tùy chỉnh cấu hình trên phần mềm như sau:

Thiết lập Request thông qua kế hoạch download hàngThiết lập Workflow đặt hàngThiết lập Workflow phê duyệt nhà cung ứng mới (nếu sản phẩm hoá chưa tồn tại NCC, hoặc đề nghị thay NCC mới)

3.1. Request coi ngó kế hoạch thiết lập hàng

Cách thiết lập như sau:

Tên đề xuất: Kế hoạch download hàngNgười duyệt: Giám đốc/ tín đồ được uỷ quyềnNgười theo dõi: phòng tài chính kế toánTrường thông tin:Bảng kê thiết lập hàngchi tiếtTổng chi tiêu dự kiếnGhi chú

Sau khi thiết lập trên dongan-group.com.vn Request, giao diện nhóm đề xuất như sau:

*

3.2. Workflow đặt hàng

Bạn tùy chỉnh cấu hình workflow đặt hàng theo chỉ dẫn như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ hoàn thành (to-do)Kết trái giai đoạn
Đơn hàng (đã duyệt)P. Planer vật tưSau khi kế hoạch được duyệt, phòng planer vật bốn lập deals mua thiết bị tư, lấy tin tức phê duyệt những cấp và gửi deals cho nhà cung cấp1. Đơn hàng đã duyệt2. NCC
Theo dõi giao hàngP. Kế hoạch vật tưPhòng chiến lược theo dõi và update thông tin giao hàng cùng đơn vị cung cấp.3. Thời hạn giao hàng4. Update tình trạng giao hàng
Nhập hàng, kiểm đếmQA/QCKhi cảm nhận thông tin ship hàng từ bên cung cấp, phòng chiến lược vật tứ tư thực hiện kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… và làm giấy tờ thủ tục bàn giao với bên cung cấp.5. Chú thích về số lượng6. Ghi chú về chất lượng lượng7. Chú giải về chủng loại8. Yêu ước về chất lượng, chủng nhiều loại (Đạt/Không đạt)9. Yêu mong về số lượng (Đủ, những hơn, Ít hơn)
Bàn giao cho khoBộ phận khoPhòng planer vật tư triển khai làm những thủ tục bàn phục vụ hóa, triệu chứng từ liên quan cho thành phần kho và kế toán. 10. Liệt kê triệu chứng từ liên quan bàn giao
Thu thập triệu chứng từ và thanh toán công nợP. Tài thiết yếu – Kế toánThu thập bộ hội chứng từ với theo dõi thanh toán công nợ

Trong workflow này, mỗi trọng trách là một giao dịch mua đồ dùng tư.

Giao diện quy trình sau khoản thời gian đã tùy chỉnh thiết lập trên dongan-group.com.vn Workflow:

3.3. Workflow kiếm tìm nhà hỗ trợ mới

Trong trường thích hợp hàng hoá chưa xuất hiện nhà hỗ trợ (NCC), tiến trình tìm nhà cung ứng sẽ được cấu hình thiết lập theo trả lời như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ yêu cầu làm (to-do)Kết trái giai đoạn
Tìm NCCP. Kế hoạch vật tư– khảo sát điều tra nguyên đồ vật liệu– rước báo giá1. Nhu cầu mua đồ dùng tư2. NCC cũ3. NCC dự kiến4. Báo giá
Chọn NCCP. Chiến lược vật tư– Đánh giá, đưa ra quyết định nhà cung ứng mới5. NCC mới6, Tên bạn đại diện7. Chức vụ8. Số điện thoại9. Email10. Tên đầu mối có tác dụng việc11. Số điện thoại12. Email13. Địa chỉ14. Tin tức khác
Lập HĐ nguyên tắcP. Kế hoạch vật tư– Lập thích hợp đồng hiệ tượng với nhà cung cấp.

Xem thêm: Phân Tích Bài Tây Tiến Đoạn 2 Bài Thơ Tây Tiến Năm 2021, Phân Tích Khổ 2 Bài Thơ Tây Tiến Năm 2021

15. đúng theo đồng16. Chú giải về đúng theo đồng
Rà soát hợp đồngP. Tài thiết yếu – Kế toán– rà soát soát các thông tin, điều khoản,… sẵn sàng ký vừa lòng đồng.17. Thông tin điều chỉnh hợp đồng
In với trình kýP. Planer vật tư– Trình cam kết hợp đồng bản cứng18. Phù hợp đồng đã ký
Cập nhật thông tin NCC mớiP. Planer vật tư– cập nhật thông tin vào kế hoạch thiết lập hàng– cập nhật thông tin NCC mới vào DS NCC lúc này

Trong workflow này, từng nhiệm vụ là 1 trong những nhà cung cấp.

Quy trình ký kết phụ lục khi NCC chuyển đổi báo giá

Nếu nhà cung ứng hiện tại đổi khác báo giá hoặc cách thức thanh toán, công ty cần tiến hành đàm phán phụ lục hợp đồng, quy trình như sau:

Bạn gồm thể thiết lập quy trình này bên trên Workflow tương tự như các quy trình trên.

Các lời khuyên về quy trình trên từ dongan-group.com.vn, bạn có thể tùy chỉnh sao cho cân xứng nhất với quá trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập cấu hình và thực hiện các phần mềm của dongan-group.com.vn, hãy liên hệ với Đội ngũ cung cấp của dongan-group.com.vn nhé!